La numérisation des documents électroniques a contribué à l'émergence de nouveaux concepts informatiques. L'un d'eux est le référentiel. Dans la plupart des cas, le référentiel est une solution d'entreprise et est mis en œuvre dans l'environnement système et matériel du client ou dans le cloud. Le référentiel est étroitement lié à l'archivage des documents électroniques et consiste en leur stockage. Parfois, un référentiel est compris comme un lieu, dans lequel diverses données sont stockées. Regardons le référentiel en termes de fonctionnalités et voyons quels fichiers vont au référentiel.
1. Funkcjonalność.
En regardant le référentiel en termes de fonctionnalités, vous pouvez lui attribuer les actions suivantes:
- Stockage des images de documents et de leurs attributs dans des endroits préalablement spécialement préparés. Plusieurs documents peuvent être stockés dans différents formats. Les attributs peuvent avoir une structure hiérarchique, ce qui signifie, qu'ils peuvent avoir leurs propres attributs. Cette solution permet de regrouper, par exemple,. données personnelles.
- Rechercher et afficher les documents sélectionnés. Recherche de documents en définissant une méthode simplifiée ou plus avancée de recherche d'entrées. Pour accélérer le travail du référentiel, des entrées simplifiées sont utilisées, qui affichent le contenu complet du document lors de la prévisualisation.
- Versioning des documents placés dans le référentiel. Le système peut mémoriser une version spécifique ou un certain nombre de versions d'un document, qui va au dépôt. Cette procédure s'applique à tous les attributs, photos ou accessoires, avec lequel le document est décrit.
- Activités de journalisation des utilisateurs du référentiel local. La connexion au système de référentiel a été activée. Cela vous permet de contrôler les actions des utilisateurs utilisant le service tels que le référentiel et protège le système contre les intrusions ou les attaques indésirables..
- Génération de rapports. Dans la plupart des cas, il existe une demande distincte pour ce, fourni par la société qui fournit le service de référentiel. Lors de l'exécution du rapport, les paramètres des attributs et le format du fichier sont définis, auquel il sera généré. Il peut s'agir de formats tels que par ex.. PDF, RTF ou TXT classique.